明制，帝崩即设馆修实录，视为大典。以勋臣充监修，王世贞《凤洲杂编》四：《太祖实录》，永乐初命曹国公李景隆监修，再命夏原吉及太子少师姚广孝监修。《太宗》、《仁宗实录》，英国公张辅、少师蹇义、少保夏原吉监修。《宣宗实录》，英国公张辅监修。《英宗实录》，会昌侯孙继宗监修。《宪宗实录》，英国公张懋监修。《孝宗实录》，仍懋监修。《武宗实录》，则定国公徐光祚监修。
然宣德以前犹文武臣并用，或一武二文，或文武各二，至修《宣宗录》，始用勋臣一人，后为定制。沈德符《野获编》卷一：
实录监修官，累朝俱以勋臣充之。洪武三十五年七月，实建文四年也，文皇新即位，以前任知府叶仲惠等修《太祖录》，指斥靖难君臣为逆党，论死籍没。本年十月，始命重修。其时监修者为曹国公李景隆、忠诚伯茹瑺，虽文武各一人，皆勋臣也。永乐九年，又以景隆、瑺等心术不正，编辑不精，改、命姚广孝、夏原吉为监修，此囯初未定例也。洪熙元年五月修《太宗实录》，以英国公张辅、吏部尚书蹇义、户部尚书夏原吉为监修，则武臣一人，文臣二人矣。
闰七月又修《仁宗实录》，仍以英国公张辅，成山侯王通及蹇、夏共四人为监修，盖文武各二人。至宣德十年修《宣宗实录》，始命以英国公张辅一人充监修官。自此累朝以来，遂为定制，无复文臣监修事矣。唯嘉靖间修《兴献录》，以定国公徐光祚、吏部尚书廖纪、礼部尚书席书为监修官，盖用祖宗初年故事，以重其典。
以阁臣任总裁，《今言》卷三四三：直文渊阁入内阁……凡修实录史志诸书充总裁官。
《明史》卷七二：殿阁大学士……修实录史志诸书，则充总裁官。
以翰林院学士等官充副总裁，《大明会典》卷二二一《翰林院》：凡修实录史志诸书，内阁官充总裁，本院学士等官充副总裁，皆出钦命。
纂修诸官则由内阁于翰林院、詹事府、春坊、司经局诸官内具名题请，誊录催纂，制敕诰敕房皆预。其纂修程序，据王鍪言：
凡修史则取诸司前后奏牍，分为吏、户、礼、兵、刑、工为十馆，事繁者为二馆，分派诸人，以年月编次，杂合成之，副总裁削之，内阁大臣总裁润色。（《震泽长语》）
谈迁《枣林杂俎·逸典》亦记：纂修实录，各分詹、翰、坊、局，稿具送阁臣总裁，又分岁月删定，汇而上之。
笔削之职，则以副总裁为尤重。张居正《纂修事宜疏》：盖编撰之事，必草创修饰，讨论润色，工夫接续不断，乃能成书。而其职任紧要，又在于副总裁官。
至实录之取材，在内则取于诸司部院呈缴之史书，在外则历朝均特遣官分赴各省采辑先朝事迹。宣宗即位后，修《仁宗实录》，即通令中外，采辑事迹，《明宣宗实录》卷五：洪熙元年（1425）闰七月乙巳，以纂修《仁宗昭皇帝实录》敕礼部曰：“……自皇考仁宗昭皇帝留守南京，至嗣天位，二十余年圣德圣政，尔礼部悉恭依修皇祖《太宗文皇帝宴录》事例，通行中外采辑，送翰林院编纂实录。”
又命进士陆俨等分往各地采辑，同书又记：壬子，行在礼部以纂修《仁宗昭皇帝实录》，移文南、北二京衙门，及遣进士陆俨等分往各布政司暨郡县采求史迹，类编文册，悉送史馆以凭登载。
至次年又命礼部移文催促，《明宣宗实录》卷一六：宣德元年四月庚辰，上御奉天门，谓行在礼部尚书胡濙曰：“纂修实录，国家重事。自古帝王功德，传之万世，只凭史书。祖宗以来，多有德政在天下，皆须记载。今内外诸司尚有未奏来者，是不体朕心，尔礼部移文趣之。”
修《英宗实录》时，何乔新纂刑部史书，《何文肃公集外集》蔡清《椒丘先生传》：修英庙实录，令各部采摭事当记载者为书上之。司寇以属先生。及书上史馆，少保南阳李文达公阅之曰：“纪实而饬以文，视诸司唯誊吏牍者大不侔矣。”
修《孝宗实录》时除差进士外，并命地方长官领其事，田艺蘅《留青日札》：弘治十八年十二月初七日，钦奉敕谕，纂修《孝宗敬皇帝实录》，差进士顾可学、张文麟。浙江纂修官右布政使李瓒、杭州府知府李孟。
修《武宗实录》时，苏州府聘杨循吉主其事。其所纂《吴郡纂修实录志》，极为士林所称。何良俊《四友斋丛说》：昔年纂修《武宗实录》时，苏州府聘杨仪部循吉主之。杨长于修书，其立例皆有法。其修有《吴郡纂修实录志》一册。
《梦余录》卷一三亦云：
嘉靖初纂修《武宗录》，差进士访求事实。苏州府聘杨循吉主之，其所修有《吴郡纂修实录册》，凡例可观。
此地方自任之采摭也。礼部仍分遣进士莅其事，《四友斋丛说》：尝记得余小时，余年十六岁为正德辛巳（1521），武宗升遐。至次年世宗皇帝改元嘉靖。武宗好巡游，其政迹本少。又世宗以藩王入继统，犹差进士二员来南直隶纂修，二进士皆徐姓，余犹能记之。
要隆庆初修《世宗实录》时，政府惜费，停差进士职官采访，即行提学官负责纂修。浙江提学委杭学廪生田艺蘅协同整理，艺蘅曾记当时文移条例于其所著《留青日札》中，录之以见原委：纂修实录事宜：浙江等处提刑按察司提督学校佥事林大椿为纂修实录事，案准本司关准，浙江布政使司照会，呈准礼部照会前事，该本部题，祠祭清吏司案呈，案照先奉本部送该，本部奏节该，钦奏敕谕：纂修《世宗肃皇帝实录》一应合行事宜，悉照例举行，钦此云云。
为照先朝纂修实录，例差办事进士往各处采取事迹。近因进士俱已选授，是以拟差职官，今职官又无应差人员役，当另行议处。臣查得各处提学官，职专文学之司，兼有地方之职，委之采取，事尤易集。合无本部将合行取勘事件，一面移咨都察院转行南、北直隶提学御史，一面照会十三布政司，转行按察司各提学官，将所属地方各项事迹，查照开去款目，俱自正德十六年四月起，至嘉靖四十五年十二月止，挨序年月，分别事类，务要考核精明，收录公当，编类造册，俱限本年十二月以里纂完，径自差官具奏，册送史馆，以备采择。
如有稽迟及草率者，听本部查出参究，庶几责任有归，事体简便，而纂修不致有误云，隆庆元年（1567）五月十三日奉旨。
一、郡县境内之人，曾授内外文武官职，有功迹显著及丘园之士、曾遇优奖者，今虽亡殁，应有行状、神道碑、墓志、圹志等文及曾有所上章奏之类，抄录类进，以凭去取。不许将庸常之人，徇情虚饰妄报。
二、凡境内孝子顺孙，忠臣烈士，义夫节妇，曾经旌表及奉旨褒谕者，详悉开报。
三、各处递年行过事件，有干系纂修，可为劝惩者，今开去条件，虽不尽载，皆须逐一点检见报。
提学道札付本学廪生田艺蘅，学有家传，文长纪事。其谕本学合令前来协同整理，庶几有裨于大典，当无负厥初心也。右札付杭州府儒学。
艺蘅对当时所颁采辑条例，甚为不满，《留青日札》云：因考（弘治十十二月所颁实录条例）一：文武官员不问职之大小云云，谨案今无大小二字，以致卑职下僚，虽有功绩，不得入录，深可惜也。况文非进士，武非开府，皆不得与，与《史》、《汉》之例不合。
一、山林德行之士曾经奖谕。按今奉旨奖谕者，能几何哉！抱道丘园，遗名竹素者多矣。
二、旧无圹志，盖有墓志，不须重出也。大率子孙不才，遗失志传，伪作诡名，假托显贵，甚可嗤鄙。又或摭入些微功绩，附会影响，以求合式，尤欺罔也。而纂者或节其繁文，且因无铭字之语，乃弃而不录，又可笑矣。殊不知古人奇事，多于铭中见之。
三、章奏有伤见在权贵者，亦不敢录。子孙贫弱，不能自致者，多不得录。所著文集皆不进呈，亦不足以备史官采录，当详之。
何良俊亦病其率略，《四友斋丛说》云：隆庆初政，独纂修实录一节，殊为率略，恐后日不能无遗憾也。世宗皇帝在位最久，又好讲求典礼，故四十五年之中，大建置，大兴革，何所不有。况昔年海上隆庆初政，独纂修实录一节，殊为率略，恐后日不能无遗憾也。世宗皇帝在位最久，又好讲求典礼，故四十五年之中，大建置，大兴革，何所不有。
况昔年海上如秦墦、王艮作耗，近年倭奴犯境，用兵两次，其有功与死事之人，以及冒破钱粮、临阵败北者，何可枚举。倘一时军门奏报不实或史局传闻失真，专赖纂修官博采舆论，奏闻改正，庶为实录。又如松江府分建青浦县，其分建之由，必有所为，初建议者何人？后废格不行者又何人？当建与否？博访民间舆论，一一修入，庶朝廷有所考据持循，何至建而废，废而复建，议论纷纭，漫无画一哉！是皆纂修率略之故也。如杨循吉《吴郡纂修实录志》一册，旧是刻本，后毁于回录，版不存矣。
予闻世宗宾天，即多方购之，后得一本，甚喜，以为倘修实录，其凡例据此为式可也。后闻不差纂修官，亦不聘问郡中文学掌故，但发提学御史，御史行郡县，郡县行学，学官令做礼生秀才扭捻进呈。此是朝廷大典章，便差一纂修官，所费几何，乃靳惜小费，而使世宗四十五年大政令，与夫郡县官师人物，地方大事，不知写作甚么模样也。
孙承泽则以为此举使史无所取材，《梦余录》卷一三：隆庆以后，改行提学行邑行学，学官令礼生秀才，抄录一二大臣墓志塞责，于是史无所取材。
至天启时修《神宗实录》，始再命董其昌往南方采访，又辑《神庙留中奏疏》，收获最大。《明史》卷二八八《董其昌传》：天启二年（1622）擢本寺卿，兼侍读学士。时修《神宗实录》，命往南方采辑先朝章疏及遗事，其昌广修博征，录成三百本。又采留中之疏切于国本、藩封、人才、风俗、河渠、食货、吏治、边防者，别为四十卷。仿史赞之例，每篇系以笔断。书成表进，有诏褒美，宜付史馆。
崇祯初钱龙锡在内阁，以为遣使采访，徒滋烦扰，奏停之，而明亦寻亡矣。《明史》卷二五一《钱龙锡传》：故事纂修实录，分遣国学生采事迹于四方。龙锡言：“实录所需在邸报及诸司奏牍，遣使无益，徒滋扰，宜停罢。”从之。
龙锡所谓邸报，在明代史料中最为重要。凡发抄各红本塘报，官吏之进退，以及刑赏大政，均见于邸报，崇祯以前仅有写本，至崇祯十一年（1638）始有活版印本。盖当时无报纸，无论外官远人，即都中人亦仅恃邸报以知国家政事之措施，边防之缓急也。
顾亭林最为推重，《亭林文集》卷四《与次耕书》：自庚申（明光宗泰昌元年，1620）至戊辰（明思宗崇祯元年，1628）邸报皆曾寓目，与后来刻本记载之书殊不相同。今之修史，大段当以邸报为主，两造异同之论，一切存之，无轻删抹，而微其论断之辞，以待后之论定，斯得之矣。割补《两朝从信录》，不过邸报之二三耳。
又《与公肃甥书》云：昔时邸报至崇祯十一年方有活版。自此以前，并是写本。
实录取材于在内各部、院、司、寺之史书，在外各纂修官之采辑，益以留中之奏疏，抄传之邸报。至于对武臣边将之敕谕则用白话，修入实录时却改为文言，杨士奇《三朝圣谕录》云：永乐二年，一日进呈敕边将稿，上曰：“武臣边将，不谙文理，只用直言俗说，使之通晓，庶不误事。”他日编入实录却用文。
今所传张《云南机务钞黄》、王世贞《弇山堂别集》中所录之国初对武臣诏谕，均质朴一如口语，犹可考也。
实录修纂之凡例，见《明宣宗实录》卷首，并录之以存掌银：
一、宣宗皇帝即位后，礼仪及赏赉之类皆书。
二、宣宗皇帝永乐八年留守北京事书，十二年侍从北征事书，十八年冬侍从北京事书，二十二年受册升储事书，洪熙元年南京谒陵事书。
三、上皇太后尊号，册立皇后、皇妃、皇太子，及册封郡王、王妃、公主皆书，其仪注有新定者书，改诸王封国亦书。
四、皇子生书，亲王之子生已赐名者书，诸王嫡长孙亦书。
五、祀天地、宗庙、社稷、山川等神，郊祀、跻配及遣官祭岳镇、海渎、帝王陵寝、先师孔子皆书。有新增祀典亦书。
六、凡诏书悉录全文，若敕书及御制文录其关事体之重者。有特敕褒勉臣下、抚谕远人及恤刑宽贷之类悉录。
七、凡宝玺、图书及诸王、郡王宝，诸将军印，并印符、印信皆书。
八、大驾、卤簿及皇太后、皇妃、东宫、亲王、郡王、公主、仪仗，有新制及增损者书。
九、诸王、公主冠婚皆书，其礼仪有新定者书。
十、谒陵、巡边、亲征、留守事宜皆书，所命官亦书。
十一、凡亲王之国及郡王受命往某地皆书。
十二、文武大臣以事来朝者书，天下官三年一朝皆书。
十三、文武官制衙门及土官衙门有新设改建革罢及复旧者皆书。
十四、封公、侯、伯及命其子孙袭爵皆书，并书所受封号勋阶。
十五、命驸马仪宾悉书。
十六、除授三公、三少，南、北二京五府、六部、都察院、太常寺、通政司、大理寺、詹事府、光禄寺、应天府、顺天府、亲军指挥使司、太仆寺、鸿胪寺、国子监、翰林院、钦天监、太医院堂上官，及近侍七品以上官，监察御史，宗人府经历，并在外中都留守司、都指挥使司、布政司、按察司堂上官，行太仆寺、苑马寺卿监，盐运使皆书。内有承袭者，守令或佐贰以下保留升禄秩者亦书。若中外文武官有功绩显著，及以事特升迁者，不限职之大小皆书。官大臣之子亦书。
十七、选法及荐举有新令书。
十八、考课有新例及损益旧制书。
十九、公、侯、伯并文武大臣老疾致仕，及特恩优闲皆书。后复起用亦书。
二十、文官诰敕常例外有特赐者，或有损益事例亦书。
二十一、每岁户口总数，每岁所收田土税粮、屯田子粒总数，及漕运总数，采纳金银等件税课、茶课等项，并减免税粮麦、米等项总数，并于岁终书之。
二十二、转输漕运之法有新令者书。田赋徭役及农桑劝课有新令亦书。停罢岁办诸物皆书。
二十三、屯种有新定之例及考较之法书。
二十四、凡亲王、公主、郡王、郡主、镇国等将军、驸马仪宾、公、侯、伯岁录，官吏俸给，军士月粮，有新定折支全支条例并书。
二十五、遇岁凶扎赈恤悉书。
二十六、仓库、坑冶有新建革及新令者书。
二十七、凡新开盐场，新定中纳盐粮，及定户口食盐则例皆书。钞法有新令亦书。
二十八、凡礼仪有新制或损益书，新制乐器皆书。
二十九、每岁圣节、正旦、令至、郊祀、庆成大宴皆书。遇节赐宴如新春上元之类亦书。有特旨赐节假亦书。
三十、中外文武官有特恩皆书，命妇遇庆节有赐亦书。
三十一、各处学校增设或罢革，并内外学生徒简退，及在外四十以上取至京考试皆书。公、侯、伯有年少特旨送监读书，及四夷遣子入学皆书。
三十二、每科京府乡试、礼部会试、廷试皆书，所定各处科举额数亦书。廷试制策题悉录全文，进士选读书及暂故归，并下第举人除授官及选读书皆书。
三十三、丧葬之礼及上尊谥之册备书，亲王、郡王、王妃、公主、郡主之丧葬皆书，其礼仪有新定或损益旧仪亦书。凡公、侯、驸马、伯，在京文武官三品以上，及侍臣五品以上，在外都司、布政司、按察司正官殁皆书卒，及概其行实善恶，务合公论。其有赠谥及赐祭、赙赐、命有司治葬皆书。若文武官有治行，功绩显著，不限职之大小皆书。
三十四、文武臣僚有没于王事者皆书，有得褒赠亦书。
三十五、凡旌表孝子、顺孙、义妇、节妇，悉著其乡里姓名行实。
三十六、钦天监奏天象、气候、日月薄蚀、五星凌犯皆书，中外奏祥异及军民之家一产三子以上蒙恩赏者亦书。
三十七、建言关涉国体者皆录，详略随宜，有所奉圣旨亦载。
三十八、武官子孙优给有新例亦书。
三十九、遣使抚谕四裔及封拜赐赉皆书，四裔来朝贡亦书，及有宴赉亦书。
四十凡、纂修先朝实录及编辑书籍皆书。
四十一、凡兵政有新令书，命将各处镇守防边及有备御规画皆书。
四十二、车驾巡边讨叛皆书，命将征讨边夷亦书。征抚安南，备书始末。
四十三、凡军民衙门官马孳生马、边境茶马买马之政悉书，其牧养之地有改迁者亦书。每岁有敕免所欠各项马匹，悉书总数。
四十四、凡关津、巡徼、驿传、递运、烽堠有新设及改革者书。
四十五、公、侯、驸马、伯、仪宾有罪削夺，及五府、北京行后府、六部、北京行部、都察院、太常寺、通政司、大理寺、詹事府、光禄寺、太仆寺、应天府、顺天府、鸿胪寺、国子监、翰林院、钦天监、太医院堂上官，近侍七品以上官，监察御史，宗人府经历，及在外中都留守司、都司、布政司、按察司堂上官，行太仆寺、苑马寺卿、盐运司，有罪系下狱黜谪诛戮皆书。有特旨罢黜，干系惩劝者，不限职之大小并书。其蒙特恩宽宥亦书。如犯奸恶叛逆之罪，不限官吏军民悉书。常律之外，别有断罪条例亦书。
四十六、刑官有平反冤狱，详书本末。
四十七、风宪官及文武臣僚弹劾大臣之罪皆书，并书所得旨意。其职非大臣而所犯重者亦书。
四十八、修理宫殿并天地、宗庙、社稷及一切神祇坛场皆书。
四十九、营建山陵备书，建各王、王妃、公主坟皆书，其制度有损益亦书，郡主以下奉敕建者书。
五十、修缮各处城池、屯堡及新建革者皆书。
五十一、差官各处提督圩田水利及新开修治河渠、圩岸、桥道皆书，有奏请修筑坡塘等事亦书。
五十二、工匠起取放免皆书。
